办公自动化( Office Automation ,简称OA )是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式,但是它有什么特点呢?下面上海非凡商务办公文秘培训老师就来解读下办公自动化九大特点。

1.”可行性和适应性”
所谓可行性,是指需求提炼时,应该吻合适合核心需要,满足主要功能,而不是超越当前技术水平放卫星!
所谓适应性,是指产品的实施条件和应用条件,要吻合企业当前的环境,超越环境搞亩产2万斤粮的大跃进是注定要失败的。
核心需求的吻合度,是OA价值兑现的,用户在工作流程、公文管理等方面的核心需求的满足度是项目成功的基础。

2.”前瞻性和实用性”
OA系统的开发设计,即要考虑到大限度的增加系统的价值,大限度的吻合各应用者的需求,充分考虑系统今后功能扩展、应用扩展、集成.扩展多层面的延伸,实施过程应始终贯彻面向应用,围绕应用,依靠应用部门,注重实效的方针。同时又要兼顾到成本控制、项目周期控制等因素,因此在功能的部署上也需要遵循实用主义。

3.” 先进性和成熟性”
先进的管理理念、技术和方法,可以提升企业的竞争力,延长系统的生命周期,但同时,任何创新都意味着小白兔实验,风险较大,因此又要注意软件系统、硬件设备、开发工具、软件产品的是否成熟 ,在先进性和成熟性之间找到平衡点,成为价值大化的关键。

4.“开放性和标准性”
数据孤岛、信息孤岛、应用孤岛,已经成为多年信息化建设后的后遗症,而解决这些孤岛的关键因素在于开放,解决这些孤岛的效率取决于标准化。
如同我们的插座和插头的关系、如同我们的外设和usb口的关系, OA系统是否足够开放和标准化,成为架构设计时首要考虑的问题。
在当前和未来, OA系统需要轻松与各种操作系统、中间件、数据库、务系统及工具软件进行平滑对接,当前主流的厂商都在这方面做了充分的考量。

5.” 可靠性和稳定性”
OA系统里流转了大量的管理数据,因此必须是可靠的,一般的人为和外部的异 常事件不应该引起系统的崩溃;当系统出现问题后能在较短的时间内恢复,而且系统的数据是完整的,不会引起数据的不一致。

6.“安全性和保密性"
OA系统的开发设计既考虑信息资源的充分共享,更要注意信息的保护和隔离,因此系统应分别针对不同的应用、不同的网络通信环境和不同的存储设备,采取不同的措施,包括系统安全机制、数据存取的权限控制等以确保系统的安全性。
其中,采取的措施包括但不限于以下
平台安全:架构设计考虑安全性要求,平台软件达到安全设计标准。
应用安全:权限控制、支持身份认证接口、防篡改、防暴力等措施完善,并且可以跟USBkey. CA、IP地址限制等各种安全措施进行方案组合。
数据安全:支持文档安全软件整合技术,从而做到数据传输加密、远程安全访问、数据存储加密,并且可以VPN等各种安全方式进行绑定,支持入侵检测与防御系统、防火墙的应用。
容灾备份:支持各种容灾的软硬件设备的使用等。
管理安全:提供完善的日志功能,能够记录系统使用人员的关键操作,保证系统应用的安全
密码策略:初始密码强制更改、启用图形验证码、支持USBkey接口、 密码过期控制、密码错误次数控制、密码强度设置等,从而防止恶意攻击。
系统网卡MAC和IP的绑定;支持CA认证、数字签名加密技术;支持电子钥匙( Ukey )技术和指纹Ukey技术;支持安全套接(SSL )技术;软件系统严密、灵活的访问安全控制,功能与数据范围结合;
系统有整体的用户/权限管理体系,可统一进行用户/权限的管理,实现到字段级的查询、修改、管理权限控制;系统提供用户认证、数据传输、数据存储、数字签名等安全手段接口，可在各个环节提供对第三方安全认证系统的支持。

7.“可扩展性和易维护性"
为了适应未来的业务拓展和项目的功能扩展,必须充分考虑以简便的方法、低的投资,实现软件系统的扩展和维护扩展。
因此,在OA软件系统的开发设计中,需要考虑到应用及系统不断扩展的要求,以形成-一个易于管理、可持续发展的体系结构。未来业务的扩展
只须在现有机制的基础上,增加新的应用与服务模块。一方面当应用量 增加,用户数增加时系统可以平滑增加服务器的方式来支撑新的压力要求;一方面，当新的技术和产品出现进行升级时,系统能够平滑过渡而不影响用户的使用;另-方面,产品有新的功能增加时，可以通过插件和模块定制平台的方式,轻松实现业务的扩展。
在设备选择及网络方案上坚持开放性原则,使系统对各种硬件设备的互连互通;在软件.上支持跨平台和开放数据接口, 便于与其它系统软件互相集成,未来支持与业务系统、门户等系统的单点登录集成,在可获得相应系统的数据结构情况下,实现与这些系统的应用、门户、数据等各层面上无缝连接。
系统的管理和维护,应该采用集权和分权相平衡的思想,如OA产品设置了系统管理、应用管理和个人管理对系统进行分层和分层维护。
利用系统提供的工具,无须编写代码,方便用户自行进行客户化功能改造,方便用户自行定制界面数据项的显示;同时在网络或系统出现问题时能及时、地恢复系统的正常运行,保证系统的可恢复性,具有较高网络系统的抗干扰能力。

8.“美观性和易用性”
系统用户界面的设计采用Web2.0用户界面设计技术,界面根据用户需求灵活更改(增强标签分类特性),注重 用户体验,使系统各项功能易见、易学、易用、易维护、易管理。
作为全员应用系统,易用性和用户体验是项目成败的关键要素。所提供的产品采用B/S的登录方式、可以采用电脑、手机等各种方式下登录,采了AJAX、图形化编辑器等各种新技术,并且易读、易理解、易操作,用户界面简洁、美观、友好,易于用户掌握、操作和使用;系统管理的使用及管理也以简便、易于操作、方便实用为准则。
严格遵循易用性六原则,实现从产品的部署、登录、使用、维护、升级、扩展的易用,从而提升系统的黏着度;提供统一的访问地址,便于用户使用。在登页为用户提供加入收藏、设为首页等操作,方便用户以后访问系统;具备风格一致的友好的用户界面,图形显示直观，工作流程从设计到使用全程图形化;
美观性,相比易用性来讲并不是很重要,这如同一个美丽的姑娘,眼打动你的可能是表象,然后持续感动你的往往是她的内在。
9. "大井发能力支撑”
作为集团化、多组织、大用户的单位, OA软件系统的开发设计,应该支持应用和数据库等多重负载均衡能力,支持附件服务器和数据库服务器分离技术,从而支持数万用户同时在线和同时操作的能力,不会因为用户数的增长或者信息量的增长,而导致系统响应能力下降。
系统并发能力:通过集群方式,在技术上没有并发上限,因此能完全用户未来的人员扩张需要。