如何把握好审核的有效性和审核的效率
广州方普企业管理顾问有限公司
发表于：2016-08-19 17:06:16现场审核是再规定时间内取得足以证明体系符合性和有效性证据的过程。审核员的指责之一就是在有限的时间内完成取证任务，把握好审核的有效性和审核的效率。
然而，一些审核员，特别是实习审核员，在摆正位置÷有效取证、客观评价、增值审核等方面存在一些问题，常常审核时间不够，审核资料不全，影响了审核的有效性和效率。笔者就如何改进审核方法提出以下意见。
有些审核员认为自己水平很高，企业问题太多，自己是去帮助企业，提高企业，解救企业的。事实上，根本不是那么一回事。企业寻求咨询有多种原因，多种需求，审核员不一定清楚，不一定能解决企业的实际问题。说到底，审核就是一种对风险的把握。质量管理体系抱窝产品的质量风险，环境管理体系把我环境因素控制的风险，职业健康安全管理体系把握危险源控制的风险。作为审核员，要对受审核方监利的体系是否对风险进行了有效控制作出判断，不要超越职责，不要无限，不要夸大咨询的作用和效果。因此，审核员应当摆正自己的位置，不要像“领导”似地讲话，应该从把握风险地实际出发，找出企业需要整改或应当注意地问题。应该明确，审核员提出地问题不一定正确，企业不一定必须整改，要善于让企业自己评价存在问题地危害性和惊醒整改地必要性。
审核要实现过程增值，这是对审核员提出的职业道德和职业素质要求。审核过程如同医生给求医者（不一定是病人）作出诊断的过程。如果诊断准确，病因找出来了，药方开对了，治病就有希望了。因此，审核过程增值应当体现为发现问题的准确性。有些人认为，审核是审核员在审核企业，实际上也是企业在审核、评价审核员。当审核员真正发现企业存在的问题和原因，说到了“点子”上，企业从心里敬佩你，才能体现出审核员的水平，企业就会欢迎你下次再去审核。因为企业从中受益，审核过程实现了增值。
有限审核员喜欢用自己找我的标准去要求企业领导，其实没有必要。审核的对象不是审核员，企业领导知道标准条款的意思、明白要求就可以了。不要用标准的语言去考问企业领导，不要让他因对标准不熟悉，而对审核产生回避的态度。如果领导总是回避、害怕回答问题，让领导重视咨询工作的目的就无法实现。当遇到受审核部门对标准条款理解不透彻时，审核员不要用很多时间在现场讲解标准，以体现自己对标准的熟知，而要学会在取证中告知他们标准有那些要求。
因此，文审时很难审核到位。一本好的体系文件应该符合标准要求、针对性强、具有较强的可操作性、实施中便于监视和测量。因此，文审时应关注手册的针对性、适应性、有效性。但是，有些审核员喜欢从语法、用词、用句、标点、符号等方面进行审核，挑剔毛病，指出文件哪里写错了，哪怕错了个字也要求现场整改。有些审核员喜欢“你的文件怎么写，我就怎么查”，明明知道企业的规定不合适，就是抓住不放，理由时“你自己写的”，硬要开不合格报告。其实，只要受审核方的文件能够做到运作和控制思路清楚就可以了，不要抠字眼，找毛病，文件时否写清楚控制的要求和方法才是审核的关键问题。
审核中的细节很多。作为审核员，新中要有一条主线，明确哪些问题时必须把握的，哪些是可以忽略的。比如，企业没有“生产计划”，没有“点检记录”。重要吗？不一定。审核员不能用自己的理解、自己的做法、自己的习惯要求企业，好像没有记录就查不下去了。实际上，标准中明确规定的记录数量是有限的，审核不是检查记录。审核的取证，包括现场提问、观察、检查、分析、判断和记录。对个别细节，可以采取跳跃式处理方法，不要纠缠，可以先放一下。如果经过检查其他环节，认为这确实是各问题再补充审核也不晚。审核员要学会对关键问题层层深入，不必 过分纠缠一般细节。所谓关键问题，就是发现的事实是否可能造成体系运行失效或对产品质量造成不良影响。把握住这条主线，就控制住了审核的风险。
一、审核员应摆正自己的位置
二、审核过程增值体现在“诊断”的准确性上
三、审核中少讲标准
四、抓住文件审核的关键问题
五、把握审核的主线，学会抓大放小
以上所述的现象，经常发生在实习审核员中，有些审核员也有此类问题。我们要不断改进审核的方法，本着对企业、对自己、对咨询机构负责的态度，把握好审核的有效性，提高审核的效率。
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