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第二节 原始凭证

　　【思考题】

　　1.什么是原始凭证?有何作用?

　　2.原始凭证按来源不同分为哪几类?如何进行区分?

　　3.原始凭证按填制手续及内容不同分为哪几类?如何进行区分?

　　4.原始凭证按格式不同分为哪几类?如何进行区分?

　　5.原始凭证包括哪些基本内容?

　　6.填制原始凭证的要求有哪些?

　　7.原始凭证的审核包括哪些方面?审核后的原始凭证应如何处理?

　　一、原始凭证的概念

　　原始凭证，又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录、证明经济业务已经发生或完成的文字凭据。

　　原始凭证记载着大量的经济信息，又是证明经济业务发生的初始文件，与记账凭证相比较，具有较强的法律效力。

　　二、原始凭证的种类

　　原始凭证可以按不同的标准进行分类，主要分类有按来源、按填制手续及内容、按格式不同三种分类：

　　(一)按来源不同

　　原始凭证按照其来源不同，分为外来原始凭证和自制原始凭证。

　　1、外来原始凭证

　　外来原始凭证，在经济业务发生或完成时，从外部单位取得的原始凭证。

　　如：购买材料取得的增值税专用发票、银行转来的各种结算凭证，对外支付款项时取得的收据、职工出差取得的飞机票、车船票等。

　　2、自制原始凭证

　　自制原始凭证，在执行或完成某项经济业务时自行填制的，仅供本单位内部使用的原始凭证。

　　如：收料单、领料单、限额领料单、产品入库单、产品出库单、借款单、工资发放明细表、折旧计算表等。

　　【举例4-1】下列属于外来原始凭证的是( )。

　　A.购货时取得的增值税专用发票

　　B.收货后仓库保管人员填制的商品入库单

　　C.工资发放时编制的明细表

　　D.发出货物时仓库保管人员填制的商品出库单

　　【】A

　　【举例4-2】下列属于外来原始凭证的有( )。

　　A.发料单

　　B.限额领料单

　　C.职工出差取得的飞机票

　　D.销售商品时开出的增值税专用发票

　　【】CD

　　(二)按填制手续及内容不同

　　原始凭证按填制手续及内容不同，可以分为:一次凭证、累计凭证和汇总凭证。

　　1.一次凭证

　　是指一次填制完成、只记录一笔经济业务的原始凭证。一次凭证是一次有效的凭证。

　　提示：外来的原始凭证一般都是一次凭证;在自制的原始凭证中，大部分都属于一次凭证。

　　2.累计凭证

　　累计凭证，是指一定时间内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。

　　累计凭证是多次有效的原始凭证，其填制手续多次进行才能完成，一般是自制原始凭证。具有代表性的累计凭证是“限额领料单”。

　　【举例4-3】下列属于累计凭证的是( )。

　　A.增值税专用发票

　　B.材料入库单

　　C.商品提货单

　　D.限额领料单

　　【】D

　　3.汇总凭证

　　汇总凭证，也称原始凭证汇总表，是为了集中反映某项经济业务的总括情况，并简化记账凭证的填制工作，将一定时期内记录同类性质经济业务的若干原始凭证汇总编制成的一种原始凭证。

　　【举例4-4】下列属于汇总原始凭证的有( )。

　　A.增值税专用发票

　　B.商品收货汇总表

　　C.材料入库单

　　D.发出材料汇总表

　　【】BD

　　(三)按格式不同

　　原始凭证按格式不同，可以分为：通用凭证和专用凭证。

　　1.通用凭证

　　通用凭证，是指由有关部门统一印制，在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。

　　通用凭证的使用范围，可以是某一地区、某一行业，也可能是全国通用。

　　2.专用凭证

　　专用凭证，是指单位自行印制，仅在本单位内部使用的凭证。

　　常见的专用凭证有：收料单、领料单、工资费用分配表、折旧计算表等。

　　需要注意的是：经济合同、材料请购单、生产通知单等文件或证明，它们不能证明经济业务的发生和完成，因此不能算作会计凭证，也不能作为会计核算的依据。未经对方单位签章，不具备法律效力的凭证，或不具备凭证基本内容的白条，也同样不能算作会计凭证。

三、原始凭证的基本内容

　　(一)原始凭证名称及编号。

　　(二)填制原始凭证的日期;

　　(三)原始凭证的编号;

　　(四)接受原始凭证单位名称;

　　(五)经济业务内容(包括数量、单价、金额等);

　　(六)填制单位签章;

　　(七)有关人员(部门负责人、经办人员)签章;

　　(八)填制单位名称或填制人姓名;

　　(九)凭证附件。

　　四、原始凭证的填制要求

　　概括起来，填制原始凭证有以下七项基本要求：

　　(一)记录要真实

　　(二)内容要完整

　　一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写，并连续编号。原始凭证作废时应当加盖“作废”戳记，将所有联次一起保存，不得撕毁。

　　注意：发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明;退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后;收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。

　　(三)手续要完备

　　单位自制的原始凭证必须附有经办单位领导人或其他的人员签名盖章;对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章;从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能够证明单位身份和性质的印鉴，包括业务公章、财务专用章、发票专用章、结算专用章等。

　　(四)书写要清楚、规范

　　填制会计凭证，字迹必须清晰、工整，并符合下列要求：

　　1.阿拉伯数字应当逐个填写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。

　　2.所有以元为单位(其他货币种类为货币基本单位，下同)的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分;无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“—”;有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。

　　3.汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字;大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。

　　4.大写金额数字前，未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与大写金额数字之间不得留有空白。

　　5.阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字;阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字;阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。

　　(五)编号要连续

　　如果凭证已预先印定编号，如发票、收据、支票，都有连续编号，应按编号连续使用，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，与存根一起妥善保管，不得撕毁。

　　(六)不得涂改、刮擦、挖补

　　原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

　　(七)填制要及时

　　五、原始凭证的审核

　　为保证会计记录真实可靠，充分发挥会计监督的作用，必须对原始凭证进行严格的审核。审核后的原始凭证，才能作为填制记账凭证和记账的依据。

　　(一)原始凭证的审核

　　1.审核原始凭证的真实性

　　2.审核原始凭证的合法性

　　3.审核原始凭证的合理性

　　4.审核原始凭证的完整性

　　5.审核原始凭证的正确性

　　6.审核原始凭证的及时性

　　(二)审核后原始凭证的不同处理

　　1.完全符合要求的原始凭证，应及时编制记账凭证入账。

　　2.真实、合法、合理但内容不完整、填写有错误的原始凭证，应退回给经办人员，由其负责将凭证补充完整、更正错误或重开后，再正式会计手续。

　　3.不真实、不合法的原始凭证，会计机构和会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。

第三节 记账凭证

　　【思考题】

　　1.什么是记账凭证?有何作用?

　　2.记账凭证与原始凭证有何联系与区别?

　　3.记账凭证按其反映的经济业务内容不同，分为哪几类?各类记账凭证应如何使用?

　　4.记账凭证按照填制方式不同，分为哪几类凭证?分别有何优缺点?

　　5.记账凭证应具备哪些基本内容?

　　6.如何编制记账凭证?

　　7.如何审核记账凭证?

　　一、记账凭证的概念

　　记账凭证又称记账凭单，是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。记账凭证是登记账簿的直接依据，也称分录凭证。

　　记账凭证的一般格式见教材表4-5所示。

　　二、记账凭证的种类

　　(一)按反映的经济内容分类

　　记账凭证按照其反映的经济业务是否与货币资金有关，可以分为:收款凭证、付款凭证和转账凭证。

　　1.收款凭证

　　收款凭证是指用于记录库存现金和银行存款收款业务的记账凭证。收款凭证的格式如教材表4-6所示。

　　收款凭证又分为现金收款凭证和银行存款收款凭证。

　　2.付款凭证

　　付款凭证是指用于记录库存现金和银行存款付款业务的记账凭证。付款凭证的格式如教材表4-7所示。

　　付款凭证又分为现金付款凭证和银行存款付款凭证。

　　3.转账凭证

　　转账凭证是指用于记录不涉及库存现金和银行存款业务的记账凭证，是登记明细账和总账等有关账簿的依据。转账凭证的一般格式如教材表4-8所示。

　　特别注意：

　　对于库存现金和银行存款之间相互划转的经济业务，只编制付款凭证，不编制收款凭证。即对于单位提取现金的业务，编制银行存款付款凭证;向银行存入现金的业务，编制现金付款凭证。

　　【举例4-5】下列经济业务中，应当据以编制收款凭证的是( )。

　　A.销售货物一批，款项尚未收到

　　B.收到外单位支票一张，用以偿还前欠货款

　　C.支付现金购买办公用品

　　D.开出支票一张，用以支付下年的广告费

　　【】B

　　【举例4-6】下列经济业务中，应当据以编制付款凭证的有( )。

　　A.以商业汇票支付货款

　　B.向银行存入款项

　　C.开出现金支票购买原材料

　　D.用现金购办公用品

　　【】BCD

　　(二)按填列方式不同分类

　　记账凭证按照填列方式不同，分为：复式凭证和单式凭证两种。

　　1.复式凭证

　　是指将一笔经济业务所涉及的全部会计科目及发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。

　　复式凭证可以集中反映一项经济业务的科目对应关系，便于了解业务的全貌，减少凭证数量，节约纸张。但是，不便于同时汇总计算每一个账户的发生额，也不利于会计的分工记账。

　　2.单式凭证

　　单式凭证是指每一张记账凭证只填列经济业务所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称借项凭证，填列贷方科目的称贷项凭证。

　　单式凭证便于汇总计算每一会计账户的发生额，有利于会计的分工记账。但是单式凭证的制证工作量大，且不能在一张凭证上反映经济业务的全貌，内容分散，也不便于查账。

　　三、记账凭证的基本内容

　　记账凭证必须具有以下九项基本内容：

　　1.记账凭证的名称。记账凭证的名称通常分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

　　2.填制记账凭证的日期。记账凭证的填制日期与原始凭证的填制日期可能相同，也可能不同。

　　3.记账凭证的编号。

　　4.经济业务事项的内容摘要。

　　5.经济业务事项所涉及的会计科目(包括一级科目、二级或明细科目)、记账方向和金额。

　　6.经济业务事项的金额。

　　7.记账标记。

　　8.所附原始凭证的张数。

　　9.会计主管、审核、制单、记账人员的签章以及出纳人员在收付款凭证上的签章。

　四、记账凭证的编制

　　(一)编制要求

　　1.记账凭证中的各项内容必须填写齐全，并按规定程序签章手续，不得简化。

　　2.记账凭证应按业务发生顺序，按不同种类的记账凭证顺序编号。

　　若一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。

　　3.书写规范。相关要求同原始凭证。

　　4.记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。

　　5.除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。

　　6.如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证，应当按照规定方法进行处理。

　　7.记账凭证填制经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。

　　(二)收款凭证的编制

　　收款凭证左上角的“借方科目”按收款的内容填写“库存现金”或“银行存款”;日期填写的是本收款凭证的编制日期;右上角填写编制收款凭证的顺序号;“摘要”填写对所记录的经济业务的简要说明;“贷方科目”填写与收入库存现金或银行存款相对应的会计科目;已记账的发生额在“记账”栏处划“√”，以免重复记账或漏记。

　　【举例4-7】20×1年8月1日，A公司撤销人事部门的定额备用金，开出内部收据,收回现金2000元。

　　该项经济业务发生后，一方面使得A公司库存现金增加2000元，另一方面对人事部门的“其他应收款”减少2000元，应编制如下会计分录：

　　借：库存现金 2000

　　贷：其他应收款——人事部门 2000

　　定A公司区分库存现金和银行存款,分别编制收款凭证、付款凭证，则由于这项经济业务导致A公司库存现金增加，因此应编制现金收款凭证。会计人员于当日根据审核无误的原始凭证(1张内部收据)编制现金收款凭证，其内容与格式如教材表4-11所示。

　　【举例4-8】20×1年8月1日，A公司向甲银行借入300000元，约定3个月以后偿还，款项已存入银行。

　　该项经济业务发生后，一方面使得A公司银行存款增加300000元，另一方面对银行的短期借款增加300000元，应编制如下会计分录：

　　借：银行存款 300000

　　贷：短期借款 300000

　　定A公司区分库存现金和银行存款,分别编制收款凭证、付款凭证，则由于这项经济业务导致A公司银行存款增加，因此应编制银行存款收款凭证。会计人员于当日根据审核无误的原始凭证(银行发放凭证)编制银行存款收款凭证，其内容与格式如教材表4-12所示。

　　(三)付款凭证的编制

　　付款凭证左上角的“贷方科目”按付款的内容填写“库存现金”或“银行存款”;日期填写的是本付款凭证的编制日期;右上角填写的是付款凭证的顺序号;“摘要”填写对所记录经济业务的简要说明;“借方科目”填写与付出库存现金或银行存款相对应的会计科目。其余项目的填写与收款凭证相同。

　　【举例4-9】20×1年8月1日，A公司行政部门总经理李某报销市内交通费共计900元，会计部门以现金支付。

　　该项经济业务发生后，一方面A公司发生管理费用900元，另一方面库存现金减少900元，应编制如下会计分录：

　　借：管理费用——市内交通费 900

　　贷：库存现金 900

　　定A公司区分库存现金和银行存款,分别编制收款凭证、付款凭证，则由于这项经济业务导致企业库存现金减少，因此应编制现金付款凭证。会计人员于当日根据审核无误的原始凭证(李某的12张出租车票)编制现金付款凭证如教材表4-13所示。

　　【举例4-10】20×1年8月1日，A公司开出转账支票一张，支付前欠B公司货款10000元。

　　该项经济业务发生后，前欠B公司的货款减少10000元，另一方面银行存款减少10000元。应编制如下会计分录：

　　借：应付账款——B公司 10000

　　贷：银行存款 10000

　　定A公司区分库存现金和银行存款,分别编制收款凭证、付款凭证，则由于这项经济业务导致A公司银行存款减少，因此应编制银行存款付款凭证。会计人员于当日根据审核无误的原始凭证(支票存根)编制银行存款付款凭证如教材表4-14所示。

　　(四)转账凭证的编制

　　转账凭证将经济业务事项中所涉及全部会计科目，按照先借后贷的顺序记入“会计科目”栏中的“总账科目”和“明细科目”，并按应借、应贷方向分别记入“借方金额”或“贷方金额”栏，借、贷金额合计数应该相等。其他栏目的填列与收、付款凭证相同。

　　【举例4-11】20×1年8月1日，A公司向C公司购买甲材料一批，货款20000元。材料已经验收入库，货款暂欠。(不考虑增值税)

　　本业务发生，导致A公司原材料增加，同时对C公司的应付账款增加，应编制如下会计分录：

　　借：原材料——甲材料 20000

　　贷：应付账款——C公司 20000

　　由于这项经济业务对A公司的库存现金和银行存款没有影响，因此应编制转账凭证。会计人员于8月1日根据审核无误的原始凭证(甲材料发票和入库单)编制转账凭证如教材表4-15所示。

　　(五)一笔业务涉及多种记账凭证的编制

　　如上所述，记账凭证分为现金收款凭证、银行存款收款凭证、现金付款凭证、银行存款付款凭证、转账凭证5种。比较复杂的经济业务，可能需要分别编制2种或2种以上的记账凭证。

　　【举例4-12】20×1年8月2日，A公司向C公司购买B材料一批，货款20000元，用银行存款支付货款5000元，余款15000暂欠。材料已经验收入库，不考虑增值税。

　　本业务发生，导致A公司原材料增加20000元，同时银行存款减少5000元，对C公司的应付账款增加15000元，应编制如下会计分录：

　　借：原材料——B材料 20000

　　贷：银行存款 5000

　　应付账款——C公司15000

　　这笔复合会计分录可以拆成两笔简单会计分录如下：

　　借：原材料——B材料 5000

　　贷：银行存款 5000

　　借：原材料——B材料 15000

　　贷：应付账款——C公司 15000

　　据此，应对此经济业务编制银行存款付款凭证和转账凭证各一张，如教材表4-16、4-17所示。

　　记账凭证和原始凭证同属于会计凭证，但二者存在着以下差别：

　　1.填制目的、作用不同：原始凭证仅用于记录、证明经济业务已经发生或完成，记账凭证要依据会计科目对已经发生或完成的经济业务进行归类、整理;

　　2.填制人不同：原始凭证是由经办人员或会计人员填制的;记账凭证一律由会计人员填制;

　　3.填制依据不同：原始凭证根据发生或完成的经济业务填制;记账凭证根据审核后的原始凭证填制;

　　4.服务对象不同：原始凭证是填制记账凭证的直接依据;记账凭证是登记账簿的直接依据。

　　五、记账凭证的审核

　　记账凭证的审核主要包括以下几个方面：

　　(一)内容是否真实。

　　(二)项目是否齐全。

　　(三)科目是否正确。

　　(四)金额是否正确。

　　(五)书写是否正确。