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2013东莞会计从业资格《会计电算化》精讲笔记(10)

第三节　会计电算化岗位及其权限设置的基本要求

　　一、会计电算化岗位的划分

　　基本会计岗位包括会计主管、出纳、稽核、会计档案管理等。

　　会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作维护开发的特点，结合会计工作的要求划分电算化会计岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位：

　　1.电算主管

　　2.软件操作

　　3.审核记账

　　4.电算维护

　　5.电算审查

　　6.数据分析

　　7.会计档案保管

　　上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。

　　会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。

　　基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可由一个人承担。

第四节　计算机手工账的基本要求

　　一、手工账的定义

　　手工账(俗称甩账)是指将各种基本的会计数据输入计算机，采用电子计算机设备和会计软件对输入计算机的会计数据进行处理(计算、分类、汇总、转存等)，生成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上，根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即采用电子计算机手工记账、算账、报账这一过程。

　　手工账是会计电算化的目标之一(首要目标)。

　　二、手工账的条件

　　1.配备了计算机硬件设备和会计软件。

　　2.进行会计电算化岗位培训，配备相应的会计电算化工作人员。

　　3.建立严格的内部管理制度。

　　三、手工账前的工作

　　根据相关规定，计算机与手工会计核算应该并行3个月以上，计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠，还要接受有关部门的监督。

　　四、如何手工账

　　1.整理手工会计业务数据。

　　(1)重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。

　　(2)整理各账户余额。

　　(3)清理往来账户和银行账户。

　　2.建立会计账户体系并确定编码。

　　编码时，一级会计科目编码按财政部规定的编码方案执行;明细科目编码按照具体编码规则设置。一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案;即：本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码。

　　原则：

　　(1)符合财政部和有关管理部门的规定。

　　(2)满足本单位会计核算与管理的要求。

　　(3)满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务系统中取数，必须设立相应的科目。

　　(4)要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。

　　(5)要保持科目的相对稳定性。

　　(6)应考虑与子系统的衔接，凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为底层科目。

　　五、规范各类账证表格式和会计核算方法与过程

　　六、会计软件初始化

　　七、计算机与手工并行

　　计算机与手工并行是指在会计软件使用的初阶段，人工与计算机同时进行会计处理的过程。在此阶段的主要任务是：检查已建立的会计电算化核算系统是否充分满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度等。

　　在试运行阶段，人工与计算机数据对比时，要进行如下工作：

　　1.检验各种核算方法。

　　2.检查会计科目体系的正确性和完整性。

　　3.考查操作熟练程度。

　　4.纠正会计软件程序错误或业务处理错误。

　　此外，并行期间还要注意以下问题：

　　1.适当安排好实施进度，试运行期间及时总结、定期检查。

　　2.实施复杂大系统时，应向有关方面的咨询，或向有经验的单位学习，尽量少走弯路。

　　3.做好申请手工记账前的准备工作，争取审查。

　　八、手工记账的基本要求

　　(一)手工记账方式下记账凭证的要求

　　记账凭证分类：

　　一种：记账凭证

　　三种：收款凭证、付款凭证、转账凭证

　　五种：现金收款凭证、银行收款凭证、现金付款凭证、银行付款凭证、转账凭证

　　(二)计算机内会计数据打印输出和保存的要求

　　1.采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照，字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按《会计档案管理办法》中的规定执行。

　　2.和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法;如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。

　　3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”。

　　4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。

　　(三)存储介质要求

　　1.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。

　　2.作为会计档案保存时，其保存期限应与《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据(书面形式的会计财簿、报表)相一致。

　　3.记账凭证、总分类账、和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

　　4.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案。

第五节　会计电算化档案管理的基本要求

　　计算机内会计数据的打印输出和保存是手工记账的重要工作。采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，必须符合统一会计制度的要求;如果采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、档案局备案。

　　一、电算化会计档案管理概述

　　电算化会计档案包括以磁性介质存储在计算机中的会计数据，以及计算机打印输出的书面形式的会计数据，还有会计软件系统开发运行过程中编制的各种文档程序和其他会计资料。

　　存储在计算机中的会计数据，以及计算机打印出的书面形式的会计数据，其保存期限应与《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据(书面形式的会计财簿、报表)相一致。

　　会计软件及相关文档资料，保管期截止到该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

　　二、记账凭证的生成与管理

　　计算机手工记账后，记账凭证的生成有两种方式：

　　1.将原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。在这种情况下，记账凭证上应有录入员、稽核人员的签名或盖章、会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名和盖章。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。

　　2.手工事先作好记账凭证，向计算机录入记账凭证，然后进行处理。在这种情况下，保存手工记账凭证与机制凭证均可。

　　计算机与手工并行工作期间，可用计算机打印输出的记账凭证手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。

　　此外，在保证记账凭证清晰的前提下，计算机打印输出凭证中的表格线可适当减少。

　　三、会计账簿、报表的生成与管理

　　计算机手工记账后，财政部对会计账簿和会计报表的书面打印有明文规定，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。但财政部的规定同时考虑到计算机打印的特殊情况，在会计资料生成方面作了一些灵活规定，包括：

　　1.和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法;如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。

　　2.一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印;发生业务较少的账簿，可满页打印。

　　3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”。

　　4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。

　　5.记账凭证、总分类账、和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

　　6.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。

　　7.各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，原则上应由财会部门编造清册并移交本单位档案部门保管。

　　8.各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，在向外单位提供利用时，档案原件原则上不得外借。

　　9.各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

　　四、电算化会计档案的基本要求

　　1.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，好放在两个不同的建筑物内。

　　2.采用磁性介质保存会计档案的，要定期进行检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。一般来说，软盘的存放环境，温度4oC-50oC，相对湿度8%-83%，磁场强度50奥斯特。

　　3.严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

　　4.各种会计资料，包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。

　　5.经领导同意借阅的会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查病毒，防止感染病毒。

　　6.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案。

　　7.存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式之前，应妥善保管并留有副本。一般说来，为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存，直至其中的会计信息完全过时为止。

　　8.对存档的会计资料要检查记账凭证上录入人员的签名或盖章、稽核人员的签名或盖章、会计主管的签名或盖章，收付款记账凭证还应具备出纳人员签名和盖章等。

　　9.对违反会计档案管理制度的人员，应该进行检查纠正，情节严重的，应报告本单位领导或财政、审计机关严肃处理。会计档案应该由专人负责。

　　模拟练习

　　【例题1·判断题】会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。(　)

　　：√

　　【例题2·判断题】会计核算软件中采用的各级会计科目名称、编码方法，必须符合统一会计制度的规定。(　)

　　：×

　　【例题3·单选题】下列职责中，(　)岗位是不相容职责。

　　A.电算化主管与审核

　　B.凭证录入与修改

　　C.凭证录入与审核

　　D.电算化主管与记账

　　：C

　　【例题4·单选题】操作人员要严格遵守计算机的操作程序，并遵循(　)的要求。

　　A.操作制度

　　B.机房管理制度

　　C.会计制度和会计准则

　　D.会计电算化

　　：C

　　【例题5·多选题】会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位( )。

　　A.电算主管

　　B.审核记账

　　C.电算维护

　　D.数据分析

　　：ABCD

　　【例题6·多选题】电算化系统中恢复功能是系统非常重要的基本功能，进行这一工作时应当(　)。

　　A.所有人员均有恢复权

　　B.检查备份日期

　　C.恢复往年资料前备份当前资料

　　D.专人操作

　　：BCD