如何建立质量管理体系文件？
方普管理顾问（杭州）
发表于：2023-08-29 16:21:01 16次浏览主题词：ISO9000质量管理体系·推行文件化管理·建立体系文件适用情景当将质量管理体系实行文件化时，查看此技能。
技能描述：质量管理体系文件化，即要求质量管理体系文件系统化、优化、简化和有效化，职业经理人要开展这项工作，需做好以下几点:
1.了解质量管理体系文件化的概念
实现质量管理体系文件化，就是从系统的观点出发，基于企业实际，建立描述企业质量管理全过程、各层次的文件结构，确保各类文件的层次性及相互的协调性。同时，对文件本身要实行严格的管理和控制，确保需用文件的场所使用的都是现行有效文件。
提醒您：实施ISO9000系列标准，编写质量管理体系文件时，切忌走形式主义。因为认证时不仅要看体系文件是否符合标准，更要看文件是否已经实施，实施的证据以及实施的效果。只是为“符合“标准而拼凑的东西，是不能产生任何实际价值和用途的。主要领导应直接抓该项工作。若该项工作流于形式，吃了“夹生饭“，以后要纠正，将是十分困难的。若领导尚未认识清楚，就不要急看做，一旦做了，就一定要做好。
2.了解质量管理体系文件化的作用
(1)设计作用。编制体系文件时需要对原质量管理系统进行重新构思、规划和设计。
(2)协调作用。编写质量文件，如质量职能分配及程序文件等，特别强调各部门间的接口和协调。质量文件对一项质量工作由谁负责，谁配合，质量信息如何传递，要经过什么手续等，都明文规定，从而避免扯皮现象，使各部门配合默契，协调顺畅，提率。
(3)固化作用。对于质量的‘’常见病”、“多发病“等问题，要严格按标准作业，当经努力使质量状况好转后，要总结经验，将成功的做法和成果纳入企业标准或其他文件中，加以固化，避免“旧病复发“。
(4)‘契约“作用。质量管理体系文件化后，管理者要求操作者做什么，怎样做，达到什么标准，都有了明确的规定。这样在管理者和操作者之间，通过各类文件，像“契约“一样规定了双方的责、权、利等工作关系，使管理者和被管理者之间的工作关系明确化、简单化。
(5)证明作用。建立并实施文件化的质量管理体系后，即有凭有据，可以向用户或第二方审核，第三方验证提供体系本身及运行状况的证明，容易获得客户的信任，认证机构的认可。
(6)教材作用。各类质量管理体系文件也是员工培训教育的好教材。无论是新员工进入，还是老员工调换岗位，以及其他岗位培训，质量管理体系文件都是切合组织实际、有效的好教材.
(7)标尺作用.质量管理体系文件是各项质量工作的准则，同时，也是检查、考核员工工作好坏的依据。
3.了解质量管理体系文件的层次结构
其文件主要有五种类型，层次如下:
(1)质量方针和质量目标(层次)。
(2)质量手册(第二层次)，纲领性文件。
(3)程序文件(第三层次)，质量手册的支持性文件。
(4)工作文件(第四层次)，包括作业指导书、岗位责任书、检验指导书等，都是针对操作者或岗位编制的。
(5)质量记录(第五层次)，是质量管理体系运行状况的证明，也为产品追溯及质量改进的依据。各类文件的性质、使用，针对不同对象作用也是不同的。
4.组织落实
通常建立两个小组，一个是质量管理体系文件编写领导小组，一个是质量管理体系文件编写小组。质量管理体系文件编写领导小组主要负责编写原则的确定，编写组人员的选择，以及质量管理体系文件的初审和终审等。质量管理体系文件编写小组负责具体的文件编写工作。一般主要由组织质量管理部门负责，另外从各个职能部门各抽出一个人员，组成编写小组。
5.提供资源确保
对于质量管理体系文件编写所需的必要办公条件要给予确保，包括调查研究、培训学习、资料搜集、电脑排印等所需费用以及时间确保。尤其是各部门抽调到编写组的人员，应该在一定时间内脱离或半脱离原有工作或给予一定的时间确保。
6.确定质量管理体系文件编写基本程序
(1)培训学习，理解标准。培训方式可以在组织内进行，也可派人参加有关培训班。培训学习过程中要组织讨论，相互交流学习体会，力争真正吃透标准精神。
(2)资料调研及组织实际情况调查。到已经实施了ISO9000且效果好的组织中去调查研究，也可以去咨询单位咨询，获取其他单位的经验材料及质量文件实例，可以少走弯路。另外就是对本组织实际情况进行调查。
(3)拟订计划，分工编写。对需要编写的文件类别、数量、时间要求以及基本格式、编写办法等做出统一部署和规定，然后分到各个编写者，分头编写。
(4)统一汇总，完成草案。由质量管理部门将各个编写者完成的草稿，统一归口汇总，并由全体编写人员共同研究讨论，形成草案。
(5)审核草案，试点运行。由质量管理体系文件编写领导小组对草案进行审核，无异议后，由领导批准下达试点运行指令。
(6)跟踪运行结果，形成正式文件。试运行期间，编写小组人员要跟踪文件运行状况，及时发现运行中出现的问题，组织修改文件，形成质量管理体系的终稿。
(7)领导批准，正式运行。领导小组对质量管理体系文件正式稿进行审核，无异议后，由领导批准正式实施。
总之，在编写质量体系文件之前应充分了解其概念、作用、层次，在这个基础上，配备人员，提供资源确保，并指导编写人员按程序编写、发布。
牢记要点
在建立质量管理体系文件时应牢记以下几点:
从整体上把握质量管理体系文件化的概念
确切了解其作用以便加以重视
在组织上予以落实
提供必需的资源
按照编写基本程序编写
实践练习
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