五、工资核算系统

　　在手工方式下，工资核算工作耗费财务人员大量的精力和时间，而且容易出错。采用计算机处理保证了工资数据的准确性和及时性，提高了工资核算的效率。

　　工资核算系统以职工个人的各项工资数据为基础，计算应发工资、扣款和实发工资等，编制工资数据统计表;按部门和人员类别进行工资数据汇总，进行代扣个人所得税计算;提供多种方式的查询、打印工资发放表、各种汇总表及个人工资条;进行工资费用分配与计提，并实现自动生成工资凭证的处理。

　　不同的财务软件和不同的用户、以及不同的应用模式，在操作流程上也有所区别。进入工资核算系统后，必须按正确的顺序调用系统的各项功能，才能保证其核算的正确性。

　　企业为了进行工资核算，必须建立和健工档案、考勤制度、工时和产量完成记录等统计制度。保证工资卡、考勤记录、工时记录等准确无误。另外，我国工资业务中还需要处理有关水电、住房公积金、保险等代扣业务的记录。

　　(一)工资核算系统的特点

　　工资的核算是企业比较常见的一项工作，根据企业员工的多少，这项工作的繁简程度也不同。对于大型企业来说，工资核算是一项非常复杂的工作，而且它关系到职工的切身利益，这决定了工资核算子系统具有如下几方面的特点：

　　1.数据量大。我国多数企业设置的工资项目较多，因此系统需要管理的原始数据量较大。对于一些短时间内固定不变的数据，比如职工姓名、编码、标准工资等需要在核算系统中长期保存。对于一些需要变动的数据，在进行工资业务处理时，数据修改、输入的工作量很大。

　　2.业务处理的时限性、准确性要求高。企业发放工资的时间、流程确定以后一般不会频繁变更，因此企业财务部门必须按时核算、发放工资，而且工资金额必须核算准确，这样才不会损害员工的切身利益。

　　3.处理业务重复性强，核算方法简单。工资业务虽然数据量大，但是由于是企业常见的一项工作，因此相关部门对于处理流程都比较熟悉，而且其核算方法比较简单，每月进行工资业务处理时只要输入每一职工的有关变动数据即可，有很强的规律性和重复性，因此工资核算业务也便于计算机处理。

　　4.与成本核算子系统和账务处理系统存在数据传递关系。工资核算子系统可以作为一个相对独立的系统来使用，该系统除了进行每一职工的工资管理和统计分析工作外，工资分摊的结果以及工资计提和分配形成的转账凭证能够传递到成本核算子系统和账务处理子系统，从而提高整个会计信息系统数据处理的效率。 

　　(三)初始设置

　　1.建立工资账套。建立工资账套时可以根据建账向导分四步进行：即参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码。

　　工资系统提供处理多个工资类别的功能。如果单位按周或一月多次发放工资，或者是单位中有多种不同类别(部门)的人员，工资发放项目不同，计算公式也不同，但需进行统一工资核算管理，应选择建立多个工资类别。

　　选择代扣个人所得税后，系统将自动生成工资项目“代扣税”，并自动进行代扣税金的计算。

　　扣零处理是指每次发放工资时零头扣下，积累取整，于下次工资发放时补上，系统在计算工资时将依据扣零类型(扣零至元、扣零至角、扣零至分)进行扣零计算; 用户一旦选择了“扣零处理”，系统自动在固定工资项目中增加“本月扣零”和“上月扣零”两个项目，扣零的计算公式将由系统自动定义，无需设置。

　　例4-25：

　　工资类别个数设置为“多个”，核算币种设置为“人民币RMB”，要求代扣个人所得税，不进行扣零处理，人员编码长度设置为“3位”，启用日期设置为2011年1月。

　　2.人员类别设置。人员类别与工资费用的分配、分摊有关，以便于按人员类别进行工资汇总计算。

　　例4-26：

　　管理人员、销售人员、研发人员。

　　3.工资项目设置。

　　工资项目设置即定义工资项目的名称、类型、宽度、小数、增减项。系统中有一些固定项目，是工资账中必不可少的，包括：“应发合计”，“扣款合计”，“实发合计”，这些项目不能删除和重命名。其他项目可根据实际情况定义或参照增加。如：基本工资、奖励工资、请天数等。在此设置的工资项目是针对所有工资类别的全部工资项目。

　　例4-27：

　　4.银行名称设置。

　　发放工资的银行可按需要设置多个，这里银行名称设置是对所有工资类别。例如：同一工资类别中的人员由于在不同的工作地点，需在不同的银行代发工资;或者不同的工资类别由不同的银行代发工资，均需设置相应的银行名称。

　　5.建立工资类别

　　在工资管理中，如果单位存在按周或每月多次发放工资、或者存在多种不同类别的人员，每一类人员的工资发放项目不同，计算公式亦不同，但又需要进行统一工资核算管理的情况，则可以通过建立不同的工资类别，实现多个类别的核算。

　　例4-28：

　　“正式人员”工资类别：所有部门;“临时人员”工资类别：只包括“研发部”。

　　操作演示：

　　[4-28.htm]

　　6.设置人员档案

　　人员档案的设置用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、人员类别等信息。此外，员工的增减变动也必须在本功能中处理。人员档案的操作是针对某个工资类别的，即应先打开相应的工资类别。

　　例4-29：

　　7.设置工资项目的计算公式

　　设置计算公式就是定义某些工资项目的计算公式及工资项目之间的运算关系。例如：缺勤扣款=基本工资/月工作日×缺勤天数。运用公式可直观表达工资项目的实际运算过程，灵活地进行工资计算处理。

　　定义公式可通过选择工资项目、运算符、关系符、函数等组合完成。

　　系统固定的工资项目，如“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”等的计算公式，系统根据工资项目设置的“增减项”自动给出，用户在此只能增加、修改、删除其他工资项目的计算公式。

　　定义工资项目计算公式要符合逻辑。系统将对公式进行合法性检查，对不符合逻辑的公式，系统将给出错误提示。定义公式时要注意先后顺序，先得到的数据应先设置公式。

　　例4-30：

　　工资项目：

　　基本工资、岗位工资、交通补助、应发合计、请扣款、住房公积金、扣款合计、实发合计、代扣税、请天数。

　　计算公式：

　　8.录入职工基本工资数据。

　　在工资系统日常业务处理开始前，将所有人员的每月相对不发生变化的工资项目数据或变化较小工资项目数据录入计算机，作为工资计算的基础数据。

　　例4-31：

　　(四)日常业务处理

　　1.工资计算

　　每月输入工资数据的变动情况，进行工资计算。为了、准确地录入工资数据，系统提供以下功能：筛选、定位、替换、过滤器等。

　　例4-32：

　　① 考勤情况：赵达请2天，白方请1天。

　　② 销售部业绩较好，每人增加奖励工资500元。

　　操作演示：

　　[4-32.htm]

　　2.计算个人所得税

　　鉴于许多企事业单位计算职工工资薪金所得税时的工作量较大，本系统特提供个人所得税的自动计算功能。用户只需自定义所得税的税率，系统就能自动计算个人所得税。

　　(1)设置个人所得税税率表

　　系统内置的计算所得税的算法是以2000元为起征点，按照规定的九级超额累进税率计算表进行计算。如果的税收政策发生变化，可以修改“基数”、“附加费用”和税率计算公式。

　　(2)计算与申报个人所得税

　　“个人所得税扣缴申报表”是个人纳税情况的记录，企业每月需要向税务机关上报。工资系统预置了该表中的栏目，并且提供了一些可选栏目供企业选择。系统默认以“实发工资”作为扣税基数，但企业可以自行选择其他工资项目作为扣税标准。

　　例4-33：

　　设置计税基数为2000。

　　3.工资分摊

　　(1)分摊定义

　　会计核算软件通过事先定义工资转账关系，就可以每月自动分配工资费用，生成转账凭证。

　　定义工资转账关系就是定义工资费用分配的模板，即确定不同类别人员的工资计入不同的费用科目中去。

　　(2)分摊生成

　　工资费用是生产成本中人工费主要的部分。工资费用分配是对工资费用进行工资总额的计提计算、分配及各种经费的计提，并编制转账会计凭证，传递到总账系统中。

　　例4-34：

　　应付工资总额等于工资项目“应发合计”。

　　工资费用分配的转账分录：

　　4.账表输出

　　工资数据处理结果最终通过工资报表的形式反映，工资系统提供了主要的工资报表，报表的格式由系统提供，如果对报表提供的固定格式不满意，用户可以自行设计。

　　(1)工资表。工资表包括：工资发放签名表、工资发放条、工资卡、部门工资汇总表、人员类别工资汇总表、条件汇总表、条件统计表、条件明细表、工资变动明细表、工资变动汇总表等由系统提供的原始表。主要用于本月工资发放和统计，用户可以对系统提供的工资表进行修改，令报表格式更符合单位的需要;用户也可以将修改后的报表还原到初始格式状态。

　　(2)工资分析表。工资分析表是以工资数据为基础，对部门、人员类别的工资数据进行分析和比较，产生各种分析表，供决策人员使用。

六、固定资产系统

　　固定资产管理系统主要完成单位的固定资产日常业务的核算和管理，以固定资产卡片形态，按月反映固定资产的增加、减少、原值变化及其他变动，并输出相应增减变动明细账，按月自动计提折旧，生成折旧分配凭证，同时输出一些同设备管理相关的报表和账簿。

　　固定资产管理系统主要完成企业固定资产的卡片管理，即固定资产的增减变动业务处理、固定资产的计提折旧处理等。

　　不同性质的企业固定资产的会计处理方法不同。固定资产系统提供企业单位应用方案和行政事业单位应用方案两种。行政事业单位应用方案与企业单位应用方案的差别在于行政事业单位整个账套不提固定资产折旧。下面以企业单位应用方案为例。

　　(一)固定资产核算系统的特点

　　对于固定资产较多的企业，固定资产的处理业务比较繁杂，计提折旧的工作量比较大，每月都要对每项固定资产的月折旧额和累计折旧额进行计算，并按部门或资产类别进行汇总，同时编制相应的固定资产管理报表，因此固定资产核算系统具有以下几个主要特点：

　　(1)初始化数据量大，数据保留时间长。在工业企业中，固定资产一般数量众多，而且单位价值较高，反映每一种固定资产的项目也比较多。而且对实际中的每一种固定资产都要对其建立个别的固定资产管理卡片，因此固定资产核算系统的初始化数据量比较大，相关资料也要跨年度长期保存。

　　(2)日常数据输入量少，数据处理方式比较简单。固定资产核算系统除了在投入运行时需要对系统的初始化设置进行大量的原始数据输入外，在系统的日常业务处理中一般只需要输入固定资产的购入、清理及内部变动情况。固定资产系统的数据处理主要是折旧的计算及各种报表的输出。由于折旧的计提是根据事先定义的公式来进行的，且计算方法较简单，所以在计算机方式下进行处理更为容易。

　　(3)统计功能要求较高，输出内容较多。首先，由于实际工作中企业所拥有的固定资产种类、数量繁多，且需要满足企业多方面的核算和管理需要，因此固定资产核算系统一般都具有较强的统计与查询功能。其次，在实际中企业的资产信息通常以报表及卡片的形式表现出来，因此，固定资产核算系统所提供的各种报表及卡片的输出形式也较多。

　　(二)操作流程

　　固定资产系统基本操作流程。

　　(三)初始设置

　　1.建立固定资产账套

　　控制参数设置在系统第一次运行时进行。主要是确定固定资产系统基本原则、启用月份、主要折旧方法、编码规则和与账务系统的接口。

　　例4-35：

　　2.设置资产类别

　　固定资产的种类繁多，规格不一。要强化固定资产管理、及时准确作好固定资产核算，必须科学地建立固定资产的分类，为核算和统计管理提供依据。企业可根据自身的特点和管理要求，确定一个较为合理的资产分类方法。

　　例4-36：

　　3.设置资产增减方式对应入账科目

　　增减方式包括增加方式和减少方式两类。资产增加或减少方式用以确定资产计价和处理原则，同时明确资产的增加或减少方式可以方便对固定资产增减进行归类汇总。固定资产增加的方式主要有：直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入。减少的方式主要有：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。

　　4.输入期初固定资产卡片

　　固定资产卡片记录了企业固定资产的基本情况，这些内容是固定资产核算和管理的基础因此在使用固定资产系统进行核算前，必须将企业现有的固定资产原始卡片资料录入系统，以保持历史资料的连续性和严格固定资产的管理。原始卡片的录入不限制必须在个期间结账前，任何时候都可以录入原始卡片。

　　例4-37：

　　(四)日常业务处理

　　1.资产增减。当企业由于各种原因而增加或减少其固定资产的时候，就需要进行相应的处理，根据固定资产增减变动记录更新固定资产卡片文件，以保证折旧计算的正确性。

　　例4-38：

　　1月21日，研发部购买打印机一台，价值3000元，净残值率4%，预计使用年限5年。

　　2.资产变动。固定资产日常使用中出现原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值(率)调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整等情况时，需通过变动单进行处理。变动单是指在资产在使用过程中由于固定资产卡片上某些项目调整而编制的原始凭证。

　　3.计提折旧

　　自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。用户可以根据录入系统的资料，利用系统提供的“折旧计提”功能对各项资产每期计提一次折旧，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。

　　当开始计提折旧时，系统将自动计提所有资产当期折旧额，并将当期的折旧额自动累加到累计折旧项目中。计提工作完成后，需要进行折旧分配，形成折旧费用。系统除了自动生成折旧清单外，同时还生成折旧分配表，从而完成本期折旧费用登账工作。

　　系统提供的折旧清单显示了所有应计提折旧资产所计提的折旧数据额。

　　折旧分配表是制作记账凭证，把计提折旧额分配到有关成本和费用的依据。折旧分配表有两种类型：类别折旧分配表和部门折旧分配表。生成折旧分配表由“折旧汇总分配周期”决定，因此，制作记账凭证要在生成折旧分配表后进行。

　　计提折旧遵循以下原则：

　　(1)在一个期间内可以多次计提折旧，每次计提折旧后，只将计提的折旧累加到月初的累计折旧上，不会重复累计。

　　(2)若上次计提折旧已制单并传递到总账系统，则必须删除该凭证才能重新计提折旧。

　　(3)计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，必须重新计提折旧，否则系统不允许结账。

　　(4)若自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数，系统自动中止计提。

　　(5)资产的使用部门和资产折旧要汇总的部门可能不同。为了加强资产管理，使用部门必须是明细部门，而折旧分配部门不一定分配到明细部门。不同的单位处理可能不同，因此要在计提折旧后，分配折旧费用时作出选择。

　　例4-39：

　　计提本月折旧，生成记账凭证。

　　4.账表输出

　　用户可以通过系统提供的账表管理功能，及时掌握资产的统计、汇总和其它各方面的信息。账表包括账簿、折旧表、统计表、分析表4类。

　　(1)账簿

　　系统自动生成的账簿包括(单个)固定资产明细账、(部门、类别)明细账、固定资产登记簿和固定资产总账。这些账簿以不同方式序时地反映了资产变化情况

　　(2)折旧表

　　系统提供了4种折旧表，即(部门)折旧计提汇总表、固定资产及累计折旧表和固定资产折旧计算明细表。通过该类表可以了解并掌握本企业所有资产本期、本年乃至某部门计提折旧及其明细情况。

　　(3)统计表

　　统计表是由于管理资产的需要，按管理目的统计的数据。系统提供了7种统计表，即固定资产原值一览表、固定资产统计表、评估汇总表、评估变动表、盘盈盘亏报告表、逾龄资产统计表和役龄资产统计表。

　　(4) 分析表

　　分析表主要通过对固定资产的综合分析，为管理者提供管理和决策依据。系统提供了4种分析表，即价值结构分析表、固定资产使用状况分析表、部门构成分析表和类别构成分析表。

七、应收/应付核算系统

　　应收/应付系统主要用于核算和管理本企业与对方企业(客户、供应商等)之间的往来款项。

　　应收账款核算系统的任务是通过发票、其他应收单、收款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供客户的往来账款增减变动及余额清空，使会计人员和企业管理人员能及时掌握企业的资金流动状况和货款收回情况，对过期未收回的款项进行及时有效的催款和清理，从而加强对销售过程的控制和管理，加速，大限度地减少坏账损失，提高企业的经济效益。应收账款核算系统还能够提供各种分析报表，如账龄分析表、周转分析表、欠款分析表、坏账分析表、回款情况分析表等。

　　应付账款核算系统的任务是通过发票、其他应付单、付款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供供应商的往来账款余额资料，及时反映本企业的流动负债数额及偿还流动负债所需资金，并提醒经营者及时完整地偿还各项应付款项，保证良好的供货关系，确保企业的赊购地位，并尽可能地享受各种折扣优惠。另外应付账款核算系统也可以提供各种分析报表，如账龄分析表、周转分析表、欠款分析表、坏账分析表、回款情况分析表等。

　　通过应收/应付系统提供的各种分析数据，可以为企业制定政策提供依据，从而提高企业的财务管理能力。

　　(一)初始设置

　　1.往来单位档案设置

　　为了对不同类型的客户和供应商进行更有针对性的管理，在进行单位档案的设置之前，如单位需要将往来单位按一定的标准进行分类，先要完成对往来单位的分类设置。

　　应收系统的客户资料管理用来给购货的客户建立客户档案，以便于对客户进行管理。在这里主要的设置是客户编码和客户单位名称，客户单位名称一般为客户单位的全称。此外，客户的银行账号、、邮政编码等客户资料也是设置的内容。一般来说，客户编码一经设置并使用则既不允许删除也不允许修改，但可以修改客户的名称，也可以在日常业务过程中随时增加新的客户。

　　2.收付结算设置

　　采用赊销方式进行销售时，为了促使客户及时支付货款，当客户能够在一定的期限内付款时，可以给客户一定的折扣。从供应商角度看，需设置付款条件;从销售商角度看，需设置收款条件;在软件中，我们将这两个称谓合并称为“付款条件”。付款条件通常表示为“5/10，2/20，n/30”，它的意思是客户在10天内偿还货款，可得到5%的折扣，只付原价的95%的货款;在20天内偿还货款，可得到2%的折扣，只要付原价的98%的货款;在30天内偿还货款，则须按照全额支付货款;在30天以后偿还货款，则不仅要按全额支付货款，可能还要支付延期付款利息或违约金。收付结算设置还包括结算方式设置和开户银行设置。

　　3.输入应收应付期初数据

　　使用应收账款核算模块前，要将启用时未结算完的所有往来单位的应收/应付/预收/预付款等数据录入计算机，以便于以后使用中进行核销处理。

　　(二)日常业务处理

　　1.采购发票和销售发票的处理

　　单据录入是应收/应付系统的处理的起点，可以录入销售/采购业务中的各类发票，以及销售/采购业务之外的应收/应付单。根据业务模型的不同，用户可以处理的单据类型也不同。从销售系统转入的单据不允许删除，已审核的单据不能删除。

　　例4-40：

　　1月6日，采购部白方向北京万明公司订购空白光盘，数量为4000张，单价为2元，将收到的货物验收入材料库。填制采购入库单。当天收到该笔货物的专用发票一张，价税合计9360元，发票号F001。填制采购发票。

　　操作演示：

　　[4-40.htm]

　　2.收款单和付款单的处理

　　收款单是收到款项而输入的单据。付款单是支付货款及其他应付款项而填制的单据。收款单/付款单要求输入的基本数据有：客户编码/供应商编码、结算方式(如：现金、支票、汇票等)、金额、结算科目、银行账号、币种、部门、业务员、款项类型等。

　　3.应收/应付款核销

　　应收/应付账款核销就是指确定收、付款单与应收/应付单据之间的对应关系的操作，即需要指明每一次收款是收的哪几笔销售业务的款项，每一次付款是付的哪几笔采购业务的款项。

　　例4-41：

　　财务部门根据采购发票开出转账支票(票号C001)一张，金额9360元，付清采购货款。填制付款单并进行核销处理。

　　操作演示：

　　[4-41.htm]

　　4.转账处理

　　应收冲应收。应收冲应收是指将一家客户的应收款转到另一家客户中。

　　预收冲应收。通过预收冲应收处理可以完成客户的预收款(红字预收款)与该客户的应收款(红字应收)之间的核销业务。

　　应收冲应付。即用客户的应收账款来充抵欠该客户的应付账款。

　　红票对冲。红票对冲可实现客户的红字应收单据与其蓝字应收单据、收款单与付款单之间进行充抵的操作。系统提供两种处理方式：自动冲销和手工冲销。

　　自动冲销可同时对多个客户依据对冲规则进行红票对冲，提高红票对冲的效率。自动冲销对红票对冲提供进度条，并提交自动红冲报告，用户可了解自动红冲的完成情况及失败原因。

　　手工冲销只能对一个客户进行红票对冲，可自行选择红票对冲的单据，提高红票对冲的灵活性。手工红票对冲时采用上下两个列表形式，红票记录全部采用红色显示，蓝票记录全部采用显示。

　　5.制单处理

　　制单及生成凭证并将凭证传递到总账系统。应收款系统在各个业务处理过程中都提供了实时制单的功能。应付系统的制单处理和应收系统类似，目的是为了根据发生的业务生成记账凭证，并将凭证传递至总账系统中记账。

　　6.应收/应付账龄分析

　　应收/应付账款的账龄分析是往来管理的重要内容之一，通过应收账款账龄分析表对应收账款拖欠时间的整理归类和分析，可以了解企业管理人员收款工作的效率，还可以了解往来客户所欠应收款在时间上的分布情况，便于管理者更好地管理应收账款。

　　7.应收/应付账款查询

　　应收/应付账款查询包括单据查询和账表查询两个方面。单据查询包括销售发票和采购发票、收款单和付款单等单据的查询。账表查询可以进行往来总账、往来明细账、往来余额表的查询，并可以实现总账、明细账、单据之间的联查。