六、固定资产系统

　　固定资产管理系统主要完成单位的固定资产日常业务的核算和管理，以固定资产卡片形态，按月反映固定资产的增加、减少、原值变化及其他变动，并输出相应增减变动明细账，按月自动计提折旧，生成折旧分配凭证，同时输出一些同设备管理相关的报表和账簿。

　　固定资产管理系统主要完成企业固定资产的卡片管理，即固定资产的增减变动业务处理、固定资产的计提折旧处理等。

　　不同性质的企业固定资产的会计处理方法不同。固定资产系统提供企业单位应用方案和行政事业单位应用方案两种。行政事业单位应用方案与企业单位应用方案的差别在于行政事业单位整个账套不提固定资产折旧。下面以企业单位应用方案为例。

　　(一)固定资产核算系统的特点

　　对于固定资产较多的企业，固定资产的处理业务比较繁杂，计提折旧的工作量比较大，每月都要对每项固定资产的月折旧额和累计折旧额进行计算，并按部门或资产类别进行汇总，同时编制相应的固定资产管理报表，因此固定资产核算系统具有以下几个主要特点：

　　(1)初始化数据量大，数据保留时间长。在工业企业中，固定资产一般数量众多，而且单位价值较高，反映每一种固定资产的项目也比较多。而且对实际中的每一种固定资产都要对其建立个别的固定资产管理卡片，因此固定资产核算系统的初始化数据量比较大，相关资料也要跨年度长期保存。

　　(2)日常数据输入量少，数据处理方式比较简单。固定资产核算系统除了在投入运行时需要对系统的初始化设置进行大量的原始数据输入外，在系统的日常业务处理中一般只需要输入固定资产的购入、清理及内部变动情况。固定资产系统的数据处理主要是折旧的计算及各种报表的输出。由于折旧的计提是根据事先定义的公式来进行的，且计算方法较简单，所以在计算机方式下进行处理更为容易。

　　(3)统计功能要求较高，输出内容较多。首先，由于实际工作中企业所拥有的固定资产种类、数量繁多，且需要满足企业多方面的核算和管理需要，因此固定资产核算系统一般都具有较强的统计与查询功能。其次，在实际中企业的资产信息通常以报表及卡片的形式表现出来，因此，固定资产核算系统所提供的各种报表及卡片的输出形式也较多。

　　(二)操作流程

　　固定资产系统基本操作流程。

　　(三)初始设置

　　1.建立固定资产账套

　　控制参数设置在系统第一次运行时进行。主要是确定固定资产系统基本原则、启用月份、主要折旧方法、编码规则和与账务系统的接口。

　　例4-35：

　　2.设置资产类别

　　固定资产的种类繁多，规格不一。要强化固定资产管理、及时准确作好固定资产核算，必须科学地建立固定资产的分类，为核算和统计管理提供依据。企业可根据自身的特点和管理要求，确定一个较为合理的资产分类方法。

　　例4-36：

　　3.设置资产增减方式对应入账科目

　　增减方式包括增加方式和减少方式两类。资产增加或减少方式用以确定资产计价和处理原则，同时明确资产的增加或减少方式可以方便对固定资产增减进行归类汇总。固定资产增加的方式主要有：直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入。减少的方式主要有：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。

　　4.输入期初固定资产卡片

　　固定资产卡片记录了企业固定资产的基本情况，这些内容是固定资产核算和管理的基础因此在使用固定资产系统进行核算前，必须将企业现有的固定资产原始卡片资料录入系统，以保持历史资料的连续性和严格固定资产的管理。原始卡片的录入不限制必须在个期间结账前，任何时候都可以录入原始卡片。

　　例4-37：

　　(四)日常业务处理

　　1.资产增减。当企业由于各种原因而增加或减少其固定资产的时候，就需要进行相应的处理，根据固定资产增减变动记录更新固定资产卡片文件，以保证折旧计算的正确性。

　　例4-38：

　　1月21日，研发部购买打印机一台，价值3000元，净残值率4%，预计使用年限5年。

　　2.资产变动。固定资产日常使用中出现原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值(率)调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整等情况时，需通过变动单进行处理。变动单是指在资产在使用过程中由于固定资产卡片上某些项目调整而编制的原始凭证。

　　3.计提折旧

　　自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。用户可以根据录入系统的资料，利用系统提供的“折旧计提”功能对各项资产每期计提一次折旧，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。

　　当开始计提折旧时，系统将自动计提所有资产当期折旧额，并将当期的折旧额自动累加到累计折旧项目中。计提工作完成后，需要进行折旧分配，形成折旧费用。系统除了自动生成折旧清单外，同时还生成折旧分配表，从而完成本期折旧费用登账工作。

　　系统提供的折旧清单显示了所有应计提折旧资产所计提的折旧数据额。

　　折旧分配表是制作记账凭证，把计提折旧额分配到有关成本和费用的依据。折旧分配表有两种类型：类别折旧分配表和部门折旧分配表。生成折旧分配表由“折旧汇总分配周期”决定，因此，制作记账凭证要在生成折旧分配表后进行。

　　计提折旧遵循以下原则：

　　(1)在一个期间内可以多次计提折旧，每次计提折旧后，只将计提的折旧累加到月初的累计折旧上，不会重复累计。

　　(2)若上次计提折旧已制单并传递到总账系统，则必须删除该凭证才能重新计提折旧。

　　(3)计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，必须重新计提折旧，否则系统不允许结账。

　　(4)若自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数，系统自动中止计提。

　　(5)资产的使用部门和资产折旧要汇总的部门可能不同。为了加强资产管理，使用部门必须是明细部门，而折旧分配部门不一定分配到明细部门。不同的单位处理可能不同，因此要在计提折旧后，分配折旧费用时作出选择。

　　例4-39：

　　计提本月折旧，生成记账凭证。

　　4.账表输出

　　用户可以通过系统提供的账表管理功能，及时掌握资产的统计、汇总和其它各方面的信息。账表包括账簿、折旧表、统计表、分析表4类。

　　(1)账簿

　　系统自动生成的账簿包括(单个)固定资产明细账、(部门、类别)明细账、固定资产登记簿和固定资产总账。这些账簿以不同方式序时地反映了资产变化情况

　　(2)折旧表

　　系统提供了4种折旧表，即(部门)折旧计提汇总表、固定资产及累计折旧表和固定资产折旧计算明细表。通过该类表可以了解并掌握本企业所有资产本期、本年乃至某部门计提折旧及其明细情况。

　　(3)统计表

　　统计表是由于管理资产的需要，按管理目的统计的数据。系统提供了7种统计表，即固定资产原值一览表、固定资产统计表、评估汇总表、评估变动表、盘盈盘亏报告表、逾龄资产统计表和役龄资产统计表。

　　(4) 分析表

　　分析表主要通过对固定资产的综合分析，为管理者提供管理和决策依据。系统提供了4种分析表，即价值结构分析表、固定资产使用状况分析表、部门构成分析表和类别构成分析表。