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第五章 会计账簿

第五节 错账更正方法

　　【思考题】

　　1.错账更正的方法有哪些?

　　2.划线更正法适用于哪些情况?如何更正?

　　3.红字更正法适用于哪些情况?如何更正?

　　4.补充登记法适用于哪些情况?如何更正?

　　账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水字迹，不准重新抄写，而必须根据错误的情况和性质，采用规范的方法予以更正。错账更正方法通常有:划线更正法、红字更正法和补充登记法。

　　一、划线更正法

　　适用于：会计人员结账前发现账簿记录有误(包括文字错误和数字错误)，而记账凭证并无错误，可以采用划线更正法。

　　更正时，先在错误的文字或数字上划一条红色横线，表示注销，然后将正确的文字或数字用蓝字或黑字写在被注销的文字或数字上方，并由记账人员在更正处盖章，以明确责任。

　　注意：错误数字应全部划销，不是只划销写错的个别数码;错误文字，可只划去错误部分。划线注消的文字或数字应保持其原有字迹仍可辨认，以备查。

　　【举例5-14】 会计人员王某根据审核无误的记账凭证记账，在过账时误将901元记成900元。

　　更正方法为：把账簿上的“900.00”全部用红线划去，其上方写上“901.00”，并在更正处盖章，明确王某的责任。

　　二、红字更正法

　　适用于：两种情况

　　(一)当年发现记账凭证中应借、应贷科目有误，并已根据错误的记账凭证记账

　　更正方法是：红字填制一张与原错误记账内容完全相同的记账凭证，在摘要栏注明“冲销×月×日×号错账”，并据以红字登记入账;然后用蓝字填制一张正确的记账凭证，在摘要栏内写明“补记×月×日×号账”，并据以入账。

　　【举例5-15】企业用库存现金支付购买办公用品价款896元。会计人员根据审核后的原始凭证编制记账凭证，并已据其入账。其中会计分录如下：

　　借：管理费用 896

　　贷：银行存款 896

　　本例中，会计分录编制有误，贷方科目应为“库存现金”而不是“银行存款”。

　　红字冲销：红字填制一张与原错误记账内容完全相同的记账凭证，在摘要栏注明“冲销×月×日×号错账”。

　　借：管理费用 896

　　贷：银行存款 896

　　蓝字补记：用蓝字填制一张正确的记账凭证，在摘要栏内写明“补记×月×日×号账”。

　　借：管理费用896

　　贷：库存现金896

　　(二)记账后，发现记账凭证与账簿中所记金额大于应记金额，而应借、应贷科目无误

　　此类错误，也可采用红字更正法。更正方法为：用红字填制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，在摘要中注明“冲销×月×日×号记账凭证多记金额”，并据以登记入账，以冲销多记金额。

　　【举例5-16】接上例，如果错误记账凭证的分录为：

　　借：管理费用 986

　　贷：库存现金 986

　　即分录金额多记90元(986-896)，并已据此入账。

　　更正方法为用红字冲销，用红字填制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，金额为90元，在摘要中注明“冲销×月×日×号记账凭证多记金额”。

　　借：管理费用 90

　　贷：库存现金90

　　三、补充登记法

　　适用于：补充登记法是在记账后，发现记账凭证与账簿中所记金额小于应记金额，而账户对应关系无误时，采用的一种更正方法。

　　具体更正方法是：用蓝字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同，金额为原少记金额的记账凭证，在摘要中注明“补记×月×日×号记账凭证少记金额”，并据以登记入账，以补充登记少记金额。

　　【举例5-17】接上例，如果错误分录为：

　　借：管理费用 689

　　贷：库存现金 689

　　即分录金额少记207(896-689)，并已据此入账。

　　更正方法为：用蓝字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同，金额为207元的记账凭证，在摘要中注明“补记×月×日×号记账凭证少记金额”：

　　借：管理费用 207

　　贷：库存现金 207

　　【举例5-18】记账后，发现记账凭证中的金额有错误，导致账簿记录错误，可能采用的错账更正方法是( )。

　　A.划线更正法 B.红字更正法 C.补充登记法 D.重新抄写法

　　【】BC

　　错账更正的几条注意事项：

　　(一)会计的错账更正应该是一种有痕迹的修改，更正后应保留原有错误清晰可见，以保证错账更正的严肃性，明确相关人员责任。因此，不能采用涂改、刮擦、褪色药水等方法。

　　(二)经过改正后的记账凭证与相应的会计账簿，应保证记账凭证与相应的原始凭证核对相符，会计账簿与据以登记的记账凭证相符。

第六节 结账

　　【思考题】

　　1.什么是结账?其基本程序如何?

　　2.如何进行月结、季结、年结?

　　一、结账的程序

　　结账，是指把一定时期内应记入账簿的全部经济业务登记入账后，按规定的方法将各种账簿的记录进行小结，计算出本期发生额及期末余额，并将余额结转下期或新的账簿。

　　(一)将本期发生的经济业务事项全部登记入账，并保证其正确性。不得为了编报会计报表而提前结账，把本期发生的经济业务延至下期登账，也不得先编会计报表后结账。

　　(二)根据权责发生制的要求，调整有关账项，合理确定本期应计的收入和应计的费用。

　　(三)将损益类科目转入“本年利润”科目，结平所有损益类科目。在本期全部业务登记入账的基础上，结清各项收入和费用账户，计算确定本期的成本、利润或亏损。

　　(四)结算出资产、负债、所有者权益科目的本期发生额和余额，并结转下期，作为下期的期初余额。

　　二、结账的方法

　　根据结账时期不同，结账可分为月结、季结、年结。

　　(一)月结，即结清一个月的账簿记录。

　　月结，应在该月最后一笔经济业务下面划一条通栏单红线，在红线下“摘要”栏内注明“本月合计”或“本月发生额及余额”字样，在“借方”栏、“贷方”栏分别填入本月合计数，在“余额”栏内填写月末余额，同时在“借或贷”栏内注明余额的借贷方向。没有余额的账户，应在余额栏的“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内用“—0”表示。然后，在这一行下面再划一条通栏红线，以便与下月发生额划清。对于本月份未发生经济业务的账户，可以不进行月结，以节省手续。

　　(二)季结，即结清一个季度的账簿记录。

　　通常在每季度的最后一个月月结的下一行，在“摘要”栏内注明“本季合计”或“本季度发生额及余额”，同时结出借、贷方发生总额及季末余额。然后，在这一行下面划一条通栏单红线，表示季结的结束。

　　(三)年结，即结清一个会计年度的账簿记录。

　　年结，应在第四季度季结的下一行，在“摘要”栏注明“本年合计”或“本年发生额及余额”，同时结出借、贷方发生额及期末余额。然后，在这一行下面划上通栏双红线，以示封账。

　　需要更换的账簿，年终时要把各账户的余额结转到下一会计年度，只在摘要栏注明“结转下年”字样，结转金额不再抄写。在下一会计年度新建有关会计账簿的行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。新旧账有关账户之间转记余额，不需要编制记账凭证。

　　【举例5-19】下列会计事项处理时，不必编制记账凭证的是( )。

　　A.期末将“主营业务收入”结转入“本年利润”账户

　　B.期末“主营业务收入”账户更换新账簿，新旧账之间转记余额

　　C.期末将“制造费用”结转入“生产成本”账户

　　D.年度终了结账时，有余额账户，将余额结转下年

　　【】BD

第七节 会计账簿的更换与保管

　　【思考题】

　　1.各类会计账簿分别应在什么时候进行更换?

　　2.会计账簿应如何进行保管?

　　一、会计账簿的更换

　　一般来说，对总账、日记账和大部分明细账必须每年更换一次;部分明细账，如固定资产明细账等，因年度内变动不多，若更换新账，重抄一遍的工作量相当大，因此，可以跨年使用，年初可不必更换账簿。

　　二、会计账簿的保管

　　年末结账后，会计人员应在活页账簿前面加放“科目索引表”、“账簿启用和经管人员一览表”，装订成册，并加上封面，统一编号后，与各种订本账一并归档。被更换下来的各种旧账簿是会计档案的重要组成部分，应按年度分类归档，编制目录，妥善保管。账簿暂由单位财务会计部门保管一年，期满之后，由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。

　　会计账簿应有一定的保管期限，根据其特点，分为和定期两类。就企业会计而言，规定会计凭证保管期限为15年;会计账簿中，一般日记账15年，现金和银行存款日记账25年，明细账和总长15年，固定资本卡片在固定资产清理报废后保存5年，辅助账簿15年;会计报表中，年度会计报表保管，月、季会计报表保管