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第五章 通用会计报表模块的基本操作
第三节 自定义报表的生成和输出
（二）新表公式定义
在手工模式下，报表数据是由编制人员根据相关会计核算资料计算并手工填列的。在会计电算化下，报表模块是通过预先定义好的公式来进行数据处理的，自动生成报表数据。因此在会计软件的报表模块里需要进行公式定义，包括取数公式、审核公式和舍位平衡公式的定义。
1.取数公式定义
报表取数公式定义是根据报表与账簿、报表内各项目、报表与报表、报表与其他系统之间的关系，将报表编制方法通过取数公式加以描述，是实现会计电算化自动处理报表数据的关键步骤。
取数公式主要解决会计报表的数据来源，自动计算生成会计报表各项目的数据。
常见的公式定义方式主要有以下几种：
（1）利用账务函数从账上取数。一般有期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额等取金额数据的函数，也有相应取数量数据的账务函数。定义这些函数时通常需要指明相应的科目编码、会计期间、金额方向、账套等参数等。
（2）利用统计或数学函数取数。如计数函数、求和函数、求平均值函数、求最大值函数、求最小值函数等。
（3）直接列式计算取数。这类主要是针对一些小计、合计等一般加减项目的数据计算，直接使用单元和运算符号相结合的运算式子。
为了方便用户进行报表取数公式定义，报表模块提供了公式向导功能。
利用公式向导定义取数公式的操作步骤一般为：
步，首先选中要定义取数公式的单元；
第二步，执行公式向导功能，进入公式向导界面；
第三步，按照公式向导的指引，逐项设置该项目的数据源及取数条件；
第四步，按向导指引设置完毕，点击确定按钮，返回报表操作界面；
第五步，自动按所设条件生成取数公式并列示在公式编辑栏内；
第六步，点击确认按按钮，公式编辑栏内的公式即可被定义到所选单元中，取数公式定义成功。
2.审核公式定义
报表审核公式定义也称为“报表勾稽关系定义”。审核公式是根据表内及表间数据之间的勾稽关系定义的，用来检查验证所编报表数据的正确性。在审核公式定义中，一个完整的审核公式由两部分构成，即公式表达式和条件不满足时的提示信息。
3.舍位平衡公式定义
当所编报表从低倍计量单位转变为高倍计量单位时（如报表计量单位由元转变为万元），即报表数据的进位，原来满足的数据勾稽、平衡关系就完全可能被破坏。因此，为了保证报表计量单位进位转变后不影响报表的数据勾稽关系和平衡关系，就需要对之进行调整。报表经舍位操作后，重新调整勾稽与平衡关系的公式就被称作舍位平衡公式。
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